“互联网 +”时代如何破解招标文件编制的难题
《招标采购管理》杂志

招采进宝事业部/汤海华 2015-07-12

招标文件记载着招标投标活动的游戏规则。在 招标投标全过程中,各相关主体除了遵守招标投标 相关的法律法规要求之外,还必须遵守招标文件的 要求,因此招标文件具有法律效力。同时,招标文 件是招标代理机构提供乐投_letou乐投官网最重要的成果文件之一。 随着招标代理乐投_letou乐投官网的市场化不断深入,招标代理机 构面临着从程序性乐投_letou乐投官网向专业化乐投_letou乐投官网甚至顾问式服 务的转型,对招标文件质量的要求也就越来越高。

在“互联网 +”的时代,这个世界上所有的传统 应用和乐投_letou乐投官网都可能被互联网改变,招标文件的编制 也应与云计算、大数据等新一代信息技术相融合创 新,产生新的模式。

一、招标文件编制的难题

招标代理机构和招标行业的从业人员,是否会 经常为编制招标文件而犯愁?编写招标文件时找不 到合适的参考文档,无从下手;拿一份历史项目招 标文件编制时,反复检查难免还是会漏改一些地方; 每个业务员编写的招标文件格式都带有明显的个人 特色,业务员水平各异,不审核不放心,审核又工 作量太大;业主抱怨不同业务员提供的招标文件风 格不尽相同,不够专业;多年下来招标项目做了很多, 公司却没沉却淀下什么知识财富,核心业务员一走, 很多事情就搞不定了;新进员工上手非常慢,每个 文档都要逐字逐句审。

这些问题相信在招标代理机构属于普遍现象, 那怎么处理呢?

招标代理机构或者业务能手为此煞费苦心,想了很多对策,主要包括:

● 业务员自己整理一些招标文件模板,将文件 分类,方便自己使用。

● 信息化能力强的业务员自己整个小工具,或 者利用Office的邮件合并功能,结合自己梳理的模板, 替换些内容,减轻些工作量。

● 集结各业务能手或者请外面的咨询公司统一 制定几套招标文件模板,供业务员使用。

● 聘请几名行业资深专家专职负责审核招标文 件。

● 建立 OA 系统,审批都从系统内流转。 以上这些方式都是非常值得肯定的尝试,但它 们还是无法系统性地解决招标文件编制的问题。

二、信息化解决思路及执行方案

信息技术发展到今天,为很多传统问题的解决 提供了行之有效的手段。就招标文件编制而言,可 以采用模板化和标准化的思路,通过招标文件模板 定义软件及招标文件编制软件实现模板化的定义及 编制,从而系统地解决招标文件编制的难题。

笔者认为,真正合适用来定义招标文件模板和 编制招标文件软件必须具备以下几个要素:

● 模板定义可按章节拆分编制并组合生成,并 支持按章节锁定内容。

● 模板支持自定义变量,设定变量的名称、类 型(日期、数字、文本或者下拉选择等)、长度限制等, 如招标项目编号、招标项目名称、标书售价。

● 模板支持自定义表单,自由设定表单的列, 列的名称和属性等,如投标一览表、分项报价表、技 术参数表。

● 支持历史版本回溯,推送更新。

● 承袭现有的作业模式,软件结合成熟的文档 处理工具,如 MS Office Word、WPS,随心所欲设定 文档样式,不需要另行安装专用的文档处理软件。

如此,招标文件模板就是固定文本、变量以及表 单的结合体,并可细分成章节,可灵活的拆分组合。

招标文件编制软件必须具备以下几个要素:

● 支持选择合适的招标文件模板编制。

● 支持按格式录入模板内设定的自定义变量数 据。

● 支持按格式录入模板内设定的自定义表单数 据。

● 替换招标文件模板内定义的变量和表单值, 按章节自动合并成完整的招标文件。

● 提交后可自动流转至管理者处审批。

● 管理者只需查阅变量和表单数据以及未被锁 定的招标章节内容,审核通过或驳回,并加以批注。

● 最好支持自动转换成 PDF,流转至签章人员 处进行电子签章。

● 招标文件可保留历史版本,供翻阅,并记录 版本摘要。

● 支持自动归档入库,变量及表单数据形成格 式化业务数据库,形成文档库,方便查询和调阅。

● 承袭现有的作业模式,软件结合成熟的文档 处理工具,如 MS Office Word、WPS,随心所欲设定 文档样式,不需要另行安装专用的文档处理软件。

招标文件模板定义和招标文件编制软件的关系 密切,原则上不应彼此独立存在,而且它们都是供招 标机构员工使用的,因此完全可以很好地融合在一 起,用同一个软件覆盖这两类功能。

找到合适的招标文件模板定义与招标文件编制 软件之后,招标机构还必须不断梳理和总结各类招标 文件模板,这样才能覆盖更多类型的项目,并实现招 标文件的精细化管理。梳理招标文件模板主要有以下 工作:在公司内组建模板编制的虚拟团队,团队由各 业务专家组成或者聘请外面专业的咨询公司,主管领 导牵头负责,制定完整的工作计划。

● 在公司内组建模板编制的虚拟团队,团队由 各业务专家组成或者聘请外面专业的咨询公司,主管 领导牵头负责,制定完整的工作计划。

● 按多种维度梳理模板分类,根据项目分类产 品品类资金来源以及业主类型等梳理出清单。

● 按模板划分章节目录结构,抽取出固定文本、 变量和表单。

● 将所有模板整理出的变量和表单汇总,合并 抽取出共性部分,形成变量库以及表单库。

● 将梳理的模板记录入软件,利用历史项目数 据编制文档进行适用性和正确性验证,调整优化。

● 将验证通过的模板正式投入使用,通过实际 运行情况不断优化模板,发布新版本模板。

按照这样的思路整理好招标文件模板之后,最初 提出的问题得以解决,并在以下几个方面带来了收 益:

一是规范了招标文件的格式,使得招标文件的风格及内容得到高度统一。

二是业务员编制招标文件时只需关注变量及表 单内容,大大降低了人为差错。

三是新业务员上手编制业务招标文件时只需调 用模板后填充项目数据,并且可利用历史的项目数 据,上手难度大大降低。

四是所有的文档都归入文档库,便于知识积累、 传承和共享。

五是所有抽取出的变量数据和表单数据形成完 整的的业务数据库,包括评标标准库、技术参数库、 分项目录库等,为公司的专业化道路打下坚实的基 础。

三、 “互联网 +”编制招标文件

利用信息化手段解决编制招标文件的问题的确 行之有效,但问题是否全部解决了呢?采用模板方式 编制招标文件的前提,是已有可以用作招标文件模 板的范本,但如果接手是一个从未接触过的行业或产 品,没有现成的范本供参考,又该如何下手呢?

这样的问题招标代理机构其实经常会碰到。请专 家性价比实在太低,如果不请,又会被招标人质疑不 够专业,这种情况出现多了,招标代理机构将陷入流 程乐投_letou乐投官网的窘境。

俗话说,太阳底下无新鲜事。对于你而言是新的 行业、新产品,但其他代理机构或者个人可能对此 已是轻车熟路,早已有了成熟的范本和模板。那么, 何不建设一个互联网平台,让大家共享招标文件范本和模板呢?

也许有人会问,招标公司最有价值的东西,也就 是那些招标文件范本和模板,拿出去分享会影响企 业的竞争力。但是细究起来,真正的专业乐投_letou乐投官网,远 不止拥有一套招标文件那么简单,至少应该拥有辨别 文件好坏,更新招标文件的能力。更进一步,需要 对标的有深刻的理解,对业主的诉求有准确的把握, 对潜在投标人的状况有全面了解,这些知识和经验并 非一朝一夕可以掌握的。再说,共享也未必完全免费, 完全可以构建一种定价的机制。

时代在变迁,在“互联网+”时代,需要开放胸怀, 敢于尝试和创新,突破传统模式。一个人顶不过一个 团队,一个团队无法战胜互联网,越是封闭越是落后。 变革已经是当务之急。相信不久就会有人迈出“互联 网 +”编制招标文件的第一步。

联系我们Contact Us关闭

请您留言

乐投_letou乐投官网

感谢留言我们会尽快与您联系关闭发送