数字化助力企业采购快速转型

汪鑫

德勤咨询数字化采购团队负责人

非常高兴有机会跟大家一起交流和分享德勤在数字化采购领域的一些洞察和实践。我今天演讲的主题叫“采购的未来——数字化助力采购管理升级”,跟论坛的主题蛮切合的。我将重点从以下四方面展开,第一是采购的升级,采购的管理在不断提升。第二谈谈我们德勤对数字化采购的理解。第三介绍一下德勤在数字化采购领域的解决方案和能力。最后给大家分享一个我们已经完成的成功案例,帮助大家更直观了解企业如何才能数字化转型以及数字化给企业带来的价值。

在座各位都是采购业内人士,我相信提到过去的采购,大家脑中浮现的应该都是各种繁琐的合同管理、手动的供应商管理工作场景吧!甚至现在也依然有很多企业的采购以手工为主,尽管也会借助计算机系统来辅助采购,然而也没有方便到哪里去,因为要用多个用户名和账号在多套系统进行不同的操作,比如招投标系统、合同管理系统或者供应商管理系统等等,很少有企业能够真正实现从寻源到最后交货、付款全采购流程在同一系统一站式进行。

随着信息化技术的发展,企业采购人员从战略到执行层皆遇到重重挑战。我们德勤从2011年开始每年进行全球采购执行官调研,最新一期即2017年调研报告发现,降本依然是采购部门最重要的挑战和任务,企业高层最关注的还是采购部门能为公司削减成本,怎样在保证采购质量的前提下,合理降低成本,创造价值,更好地进行供应商协作,提升采购流程效率,为企业创造更高效益。另外,通俗来说,采购就是花钱,从企业角度来讲,特别大型企业一年采购量近百亿、上千亿规模,资金怎么用才能价值最大化,这是财务部门最关心的事。采购资金效益最大化,是对企业及采购部门来讲非常重要的指标。现在是互联网时代,各类信息技术、数字化技术发展迅猛,人工智能时代即将到来,怎么快速有效应用这些颠覆性技术乐投_letou乐投官网于企业的采购及管理,这给大家提出很高的要求。那么问题来了,企业是不是拥有足够优秀的采购人才?实际上不光中国,在欧美特别优秀的企业,在这一方面也是欠缺的。人才是普遍的问题,很多企业欠缺专业的采购人员,很多采购人员尚不能掌握这些新兴技术和知识技能,这对企业来讲是很大的挑战。

既然这么多挑战,那么怎么样通过数字化来支持我们企业去面对这些挑战,快速提升我们的管理,完成企业转型呢?这是我今天要讲的重点,也是大会的主题。刚才我也提到了,最近这十年,特别是近这五年,我们技术变革变化特别大,过去种种技术的应用将为未来新兴技术如人工智能技术、自动化技术快速应用于实践中提供良好的参考和借鉴。每家企业都应该认真考虑怎么利用新技术为企业创造价值,怎么进行数字化转型的问题。数字化对整个企业和社会的方方面面影响越来越深,越来越广,拿我们以往做过的以及正在做的项目来说,通过我们的技术和云解决方案可以帮助客户快速梳理采购流程,快速转型,实现交易可追溯、可评价、可审计,提高采购效率。我们经验告诉我们,数字化必然是企业特别是采购这一领域未来的趋势,而事实上,我们的调研报告也发现,大部分的企业采购负责人都认可数字化在未来将颠覆整个采购行业。

毋庸置疑,数字化转型,前景很光明,但是道路也会比较曲折。以往的项目经验帮助我们梳理出了大部分企业在采购数字化过程中,会遇到的几个重要的问题或困难,首先是数据质量问题,大部分企业的数据质量低,不过财务部门例外,财务部门的数据质量比较高。而采购领域的数据质量目前来看很不理想,我们有个客户数据库里记录有10多万供应商,然而经过我们的数据梳理和迁移,发现其真正有效的供应商数实际上只有2万多家,这个数据差异如此之大。其实不只这一个客户,我们大部分企业一直忽略对数据信息的实时整理,导致无效数据和信息量大,数据质量低是大部分企业数字化过程中一个主要的障碍。此外,刚才有人提到,很多企业其实都有很多不同大大小小的一些系统,拿采购部门来说,可能会有供应商管理、合同管理系统及财务系统等等。这些系统本身都是独立分散的,缺乏集成,也会带来数据的不统一等问题,系统缺乏集成也是企业进行采购数字化转型过程中一个比较大的困难。另外,前面提到的人才问题,企业缺乏专业采购人才、缺乏专业的采购技能和技术也是一大难题。

前面介绍了这么多,花了这么多时间强调数字化对企业、对采购的重要性,那么到底数字化能给企业带来的价值有多大呢?企业运用数字化技术,包括采用一套合适的采购系统,对整个企业管理的提升是具有指数的效果,过去,我们购物都是在商场,都是线下交易,但是今天我们只需要是淘宝或者京东的客户,通过手机就可以买到世界各地的商品。同理,企业如果有好的采购系统的话,对企业的采购效率提升也将是指数型效果。但是,需要强调的是,在数字化转型过程中,企业一定要找到自己最合适的路径,选取最合适的系统,采用最合适的技术,来完成每一步转型。

当然这只是我们描绘的一个情景,但是其实现在很多企业已经开始应用。比如,大家熟悉的亚马逊便大量使用机器人进行自动化仓储并逐步实施无人机送货。可以看到在数字化技术中,我们可以用到认知计算和人工智能,我们可以进行网络跟踪和协同网络等等。刚才我提到资金管理这一块,供应链金融在采购支付领域的应用已经越来越广泛。虽然目前尚还没有哪一家企业能够做到同时应用所有的数字化技术,但是我们可以预见在不远的将来,一定会有企业可以把这些技术在一个体系里全部用上,来提升企业整体运营效率。

接下来我将介绍一下德勤对数字化采购的理解。我们给数字化采购做了一个定义,认为数字化采购是应用人工智能技术、物联网技术、机器人流程自动化技术,协作网络技术等先进技术,以实现可预测的战略寻源,自动化的采购执行和前瞻性的供应商管理。实际上我们采购的流程涵盖三个方面,一个是寻源,一个是采购执行,还有一个供应商管理。主要目的是帮助企业降本增效,去实现管控合规。另外一点我们最新提出来的,有的企业也开始朝这方向努力,就是“变采购部门为新的价值创造中心”,怎么理解?比如,有些企业是行业龙头企业,是供应链核心企业,它本身具有先进的采购技术及丰富的采购经验、话语权,那么在这个行业或者这条供应链上,它可以输出采购资源和能力,给中小企业提供采购乐投_letou乐投官网,这就是为企业创造价值。

可预测的战略寻源是通过对企业采购支出的分析,我们可以更好做寻源的工作,更好做一些决策,与供应商更好地协同。自动化采购执行的话,我们通过自动化工具对整个采购过程,包括采购品类、目录管理、采购发票和三单匹配、付款等业务全部通过同一系统进行,实现高效、透明、低成本采购,实现交易可追溯、可评价、可审计,帮助企业管控合规的风险。再就是前瞻性供应商管理,通过数字化技术来帮助对供应商做更好的绩效管理。实时预警,实时监控供应商的行为风险。

德勤在数字化采购方面主要提供两大解决方案。一方面,我们可以给企业做供应链整个全流程的管理咨询,包括采购管理咨询。另一方面,我们可以帮助企业做数字化转型,包括数字化路径的规划及数字化系统的实施等。德勤在全球有100多个数字化采购方面转型的项目,我们在全球也有很多这样的专家,涵盖采购各个方面。这是我们全球主要的一些数字化采购方面的项目,每一个项目都涵盖几十个国家,多语言多币种,同步进行转型升级。

最后,给大家分享一个我们的案例。这是我们最近这一年多做的一个案例,这个客户在全球将近80多个国家都有分支机构,采购需求巨大,不同地区有不同采购系统,有些地区甚至是手工为主。该客户在数字化转型过程中,遇到的最大的挑战就是庞大数据、集成难度大、标准难以统一,无法做准确的采购需求预测和决策。基于此情况,我们通过流程简化、数据梳理、系统实施等帮助该客户把采购所有业务迁移到统一平台,与企业其他系统比如财务系统进行无缝集成,实现集中式预算管理,寻源管理,供应商管理,合同存储、付款管理等。此外,由于不同国家、不同地区的法律法规各异,合规风险大,这一套统一系统有效帮助客户管控这些风险和流程。

项目前后历经两期,对我们来说,挑战也很大,涉及的国家特别多,功能复杂,业务流程条件也比较多,还要跟很多其他前后端系统做集成,另外时间也比较紧迫。所以总结来说,数字化转型不是容易的过程,会遇到很多挑战,那么大家在这过程中要做好准备,提前规划,才有可能做的好,做的扎实。

以上就是我今天要跟大家分享的全部内容,感谢各位的聆听!

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